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Apprendre à diriger plusieurs entreprises simultanément

Si vous avez la fibre du reprenariat et que vous avez l’intention de multiplier les deals ou que vous possédez déjà plusieurs entreprises, le souci de l’organisation s’impose très vite : comment tout gérer sans finir débordé ? Et même si vous n’avez actuellement qu’une seule société, votre temps n’est pas inépuisable et doit être utilisé intelligemment.

C’est avant tout une question de bonne communication, avec les gérants de vos entreprises ou les membres de votre équipe, et c’est le sujet que nous allons détailler dans cet article.

Stop à la réunionnite

Votre objectif prioritaire est d’éviter autant que possible les réunions traditionnelles, qui sont souvent inefficaces et chronophages : dix personnes réunies dans une salle pendant une heure, c’est potentiellement dix heures de productivité envolées et beaucoup de « bavardage » qui ne mène nulle part.

Dans la mesure où la plupart des réunions sont mal gérées et beaucoup trop nombreuses, ce sont des centaines d’heures qui risquent de vous échapper en l’espace de quelques mois, alors que vous pourriez (aussi bien vous que vos collaborateurs) les consacrer à autre chose. Bien sûr, il ne s’agit pas de supprimer toutes les réunions par principe, mais de les employer avec parcimonie, seulement quand elles sont indispensables, et de bien les organiser.

Chaque fois qu’une autre approche est possible, nous vous conseillons de l’utiliser, et voici quelques méthodes qui sont très efficaces pour que vous puissiez maîtriser votre temps.

Préférez envoyer des emails avant de passer des coups de téléphone

L’email avant le téléphone

Il s’agit d’une première règle simple : refusez qu’on vous appelle à tout bout de champ sans un écrit préalable. Si vous êtes l’esclave de votre téléphone, vous allez morceler votre planning et y perdre largement en efficacité. La bonne attitude consiste à ne jamais répondre aux appels imprévus et à faire en sorte, le plus possible, d’être à l’initiative des coups de téléphone. Pour aller encore plus loin, vous pouvez même désactiver votre messagerie, pour obliger les gens à vous écrire.

Les avantages :

  • Répondre aux emails va se faire quand vous le voulez et le pouvez. Idéalement, fixez-vous une plage horaire quotidienne précise pendant laquelle vous allez vous en occuper. En dehors de ce créneau, fermez votre messagerie. Attention, il est tentant de déroger à cette règle en jetant sur son écran chaque fois qu’il signale un nouvel email, et cela demande un peu d’autodiscipline au début.
  • Vous gardez une trace écrite de l’échange, ce qui peut être utile pour les sujets importants ou complexes qui méritent qu’on se réfère à une liste de points, de chiffres, etc.
  • Les personnes qui vous écrivent n’ont pas envie d’y passer la journée et ne vous envoient donc que l’essentiel, ce qui vous permet d’échapper au « bavardage » évoqué plus haut. Quelques salutations polies de part et d’autre suffisent à rendre l’échange agréable, sans y consacrer deux heures.

Le téléphone sous contrôle

Parfois, discuter directement est plus efficace que d’écrire, car le sujet nécessite un échange rapide et/ou est fait de nombreuses étapes qui ne doivent pas traîner. Dans ce cas, le « ping pong » d’emails n’est pas la méthode la plus adaptée.

Pour éviter de retomber dans le syndrome de la réunionnite, qui serait cette fois téléphonique, suivez toujours ces deux bonnes pratiques :

  • Planifiez par email le jour, l’horaire et la durée de l’appel, et respectez l’organisation prévue. Si vous arrivez au bout du temps imparti et qu’il reste des sujets à traiter, c’est que vous avez mal préparé l’échange ou que vous avez laissé le fameux bavardage s’installer. Faites en sorte d’atteindre votre objectif la prochaine fois.
  • Demandez à la personne qui souhaite parler avec vous de vous communiquer un ordre du jour. Si vous êtes à l’initiative de la réunion, faites de même. La question à toujours garder en tête : de quoi voulez-vous discuter exactement ? Soyez précis dans votre formulation : qui, quoi, quand, comment, etc. Attention aux grands thèmes flous ou trop vastes qui sont sujets à interprétation et digressions.

De cette façon, chaque participant va pouvoir préparer son intervention, faire d’éventuelles recherches nécessaires en amont… et donc éviter le classique « je regarde ça après et on en reparle » qui pollue toutes les réunions mal organisées. Parfois, cet échange préalable par écrit permet même de ne plus avoir besoin de l’appel, car toutes les questions en suspens sont finalement traitées dès cette étape.

Passer des appels pour prendre contact avec les cédants

Fuyez les visioconférences

L’appel en vidéo est évidemment plus agréable que l’email ou le téléphone, ce qui pousse les participants à perdre du temps en bavardage, encore une fois : sourires, petites blagues et autres signes de convivialité vont vite transformer l’échange en moment de détente collectif.

C’est très sympa lorsqu’il s’agit d’un apéro-vidéo entre amis éloignés, mais déconseillé quand il est question de gérer des sujets professionnels sérieux. Même s’il est aujourd’hui à la mode dans les entreprises de déclencher des vidéoconférences pour tout et n’importe quoi, fuyez-les et exigez de l’audio simple, ce qui est amplement suffisant pour une bonne ambiance de travail et vous aide à aller à l’essentiel. Et, en plus, vous évitez de contribuer inutilement à la pollution numérique !

Déterminez vos plages d’efficacité

Pour qu’une réunion au téléphone soit efficace tout en restant rapide, vous devez être très concentré, que vous soyez à l’initiative de l’appel ou pas. Si vous êtes une personne « du matin » et que vous acceptez les appels à 19 heures, il en sortira probablement de mauvaises décisions ou des remises à plus tard.

Ces échanges doivent donc être prévus sur des tranches horaires adaptées à votre mode de fonctionnement. Par exemple, faites savoir à vos équipes que vous ne planifiez les réunions que de 10 heures à 13 heures, et gardez les plages d’après-midi pour des sujets qui font plus appel à la créativité qu’à la prise de décision ou l’étude de données complexes.

Vos plages d’efficacité sont les heures où vous travaillez habituellement sans bâiller et sans « décrocher » des sujets en cours. Chez la plupart des gens, c’est plutôt le matin, mais il est possible que pour vous, ce soit de 15 heures à 18 heures. Analysez votre rythme et organisez-vous en fonction.

Pour des réunions physiques efficaces

Quand vous n’avez pas d’autre choix que d’organiser une « vraie » réunion, testez cette astuce qui a fait ses preuves : demandez aux participants de rester debout. Exit les fauteuils trop confortables qui donnent envie aux gens de s’attarder. Vous éviterez ainsi le relâchement des participants et vous constaterez que tout le monde gagne du temps : fini les douze tasses de café ou la tentation de pianoter sur son smartphone en cachette pendant que les autres parlent.

Par ailleurs, maîtrisez toujours la durée : dans la plupart des cas, les réunions ne devraient jamais dépasser les 30 minutes. Au-delà, on perd en qualité d’attention et la concentration faiblit. Seul cas pouvant mériter une durée éventuellement plus longue : la réunion d’annonce, où vous communiquez des informations officielles à vos collaborateurs.

Quand le bavardage est permis et même indispensable

Toute règle a ses exceptions et voici un cas de figure pour lequel vous ne devez pas suivre nos conseils précédents : celui d’une rencontre relative à un rachat d’entreprise. Dans ce contexte précis, vous devez absolument bavarder avec le cédant ou l’acheteur potentiel. Prendre le temps de connaître l’autre, d’échanger des anecdotes, de parler de tout et rien est alors non seulement permis, mais carrément essentiel.

Vous le savez, c’est l’humain qui prime, dans ce cadre-là, et c’est le moment ou jamais de faire du « small talk », afin de nouer des liens de qualité et de pouvoir passer à la phase de négociation à proprement parler. Car on n’évoque jamais les chiffres d’emblée, évidemment.

Mais ce type de situation est un peu à part, puisqu’il ne s’agit alors pas d’une relation interne au sein de votre ou vos entreprises existantes, avec des collaborateurs ou partenaires déjà en place.

Quand le bavardage est permis et même indispensable

Une organisation qui peut finir par avoir ses limites

Même si vous appliquez tous ces conseils, il est évident que le système a ses limites : il fonctionne tant que vous vous occupez d’un nombre raisonnable d’entreprises ou d’équipes. Au-delà d’un certain seuil (qui varie selon les personnes et les activités), vous allez probablement devoir déléguer une partie de cette gestion.

Par exemple, si vous avez cinq entreprises et que vous avez pour habitude d’échanger directement avec chacun des cinq gérants, l’achat d’une sixième société vous obligera peut-être à embaucher un « gérant des gérants » qui se chargera des discussions courantes à votre place. Ce management intermédiaire vous aidera à prendre du recul et à conserver la maîtrise de votre planning, ce qui fait partie des clefs essentielles si vous voulez être un bon chef d’entreprise.

N’oubliez jamais que vous avez l’entière responsabilité de la façon dont vous « dépensez » votre capital-temps. Alors, ne le gâchez pas !


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